Au sein de la Direction des Mobilités, rattaché à la responsable du SAF vous assurez le secrétariat de la directrice et de ses services et les assistez dans la gestion et l'organisation administrative.

Assurer les missions de secrétariat de l’ensemble de la Direction :

• Organisation de l’agenda et organisation de réunions pour la directrice et les agents de la direction et suivi de la boite mail générique de la direction.
• Traitement et suivi du courrier Arrivé et Départ de la direction .  Accueil physique et téléphonique. Enregistrement et suivi des parapheurs dans le circuit de signature.
• Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Commissions, Bureaux et Conseils.
• Suivi des délibérations en Conseil communautaire et au bureau.
• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers papiers et informatiques, Diffusion des informations internes et externe
• Accompagnement logistique des membres de l’équipe (planning des congés, gestion des déplacements, signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques, gestion des fournitures, …)
• Préparation, accueil et mise à jour des documents pour nouvel arrivant.
• Élaboration et renseignement de tableaux de suivi d’activité ou de gestion de la direction
• Remplacer ponctuellement les autres secrétaires du Pôle Transformation Responsable du Territoire sur leurs missions en cas d’absence, en particulier le secrétariat de la DHAD.

Instruire des dossiers concernant des publics ayant des besoins spécifiques

• Instruction des licences taxis pour le compte de la Ville de Lorient et des dossiers de demande d’accès au service de transport destiné aux personnes à mobilité réduite et des demandes de titre de transport au tarif Solidaire émanant de demandeurs d’asile ou de leur représentant.
• Gestion des demandes de cartes invités pour les correspondants étrangers dans le cadre d’échanges linguistiques organisés par les établissements scolaires du territoire communautaire et des demandes de cartes libre-circulation et des aides aux particuliers pour l’achat de Vélos à Assistance Électrique.
• Assurer la suppléance de la gestionnaire comptable de la Direction en cas d’absence de cette dernière durant ses congés et autres absences supérieures à une semaine (binôme à prévoir notamment l’été pour assurer la continuité du service)
• Engagement des dépenses sous E-Sedit, émission des bons de commande, traitement des factures, suivi des recettes et émissions des titres

• Très bonne maitrise des techniques de secrétariat.
• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale. 
• Maîtrise indispensable des outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Power Point, Acrobat Pro, Publipostage
• Compétences rédactionnelles.
• Qualité organisationnelle et de gestion des priorités.
• Sens du relationnel et sens du travail en équipe.
• Polyvalence, autonomie, disponibilité, réactivité, capacité d’initiative.
• Rigueur, confidentialité et discrétion professionnelle.