Appuyer la DGS et le DGA Ressources en termes d’organisation du travail, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi des dossiers.

Secrétaire de direction :

 Courriers, e-mails, contacts de la Direction Générale

- Accueil téléphonique et physique au secrétariat

- Gestion des e-mails

- Gestion, et suivi via Post Office des courriers DGS et DGA Ressources

- Diffusion aux pôles concernés des documents annotés par la DGS ou le Président

-Rédiger ou mettre en forme des documents, courriers, e-mails

-Recherche et diffusion d’informations

 Agenda/Réunions

-  Gestion des agendas Outlook

-  Organisation et planification des réunions

-  Réservation de salles, matériels, voitures

-  Préparation et envoi des invitations et des ordres du jour

-   Préparation des fonds de dossiers selon les sujets à l’OJ

 Centraliser les documents pour les Instances

-  Réunir les diaporamas en amont des Bureaux et Conférences des Maires

-  Dépôt des délibération de la DG dans Actes-Office dans les délais imposés

 Suivi des tableaux de bord

-  Impression de la fiche de suivi hebdomadaire « Point Président » avec les documents annexés et scan des retours

-  Mise à jour du tableau « retour point président » qui centralise les sujets à aborder lors des bilatérales DGS/DGA

 Gestion des astreintes

- Gestion des astreintes : collecte des indisponibilités puis création du tableau des astreintes de la DG

-  Mise à jour du numéro de téléphone d’astreinte chaque semaine

 Parapheurs

-  Veiller au respect du circuit des parapheurs et des signatures

-  Enregistrement et suivi du circuit des notes

-  Demande des avis VP concernés par le sujet de la note

-  Mise à jour du tableau de suivi des notes

-  Suivi des actes juridiques dans le parapheur électronique

 Déplacements

-  Organisation des déplacements DGS et DGA Ressources

-  Organisation des déplacements des élus (en lien avec l’assistante du Président)

-  Conception des Ordre de Mission et Décisions signées par la Président

-  Réservation Transport et Hébergement

-   Etablissement des bons de commande et règlement des factures pour les élus

-   Remboursement des frais engagés par les élus

-   Frais de restauration Président, DGS et DGAs

-   Frais de déplacements

 Référente RH :

-  Validation des congés et modifications du badgeage sur Tempo

-  Relevé des anomalies Tempo

-  Saisir les congés des collaborateurs de groupe

Divers :

Commande des fournitures de bureau

Archivage

Activités annexes :

Organiser un réseau des assistantes de direction

Serre fil

Bonne expression écrite et orale

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des circuits et procédures administratives

Maitrise des logiciels informatiques

Rigueur

Sens de l'organisation

Capacités d’adaptation, de gestion des priorités, d’anticipation

Sens de la discrétion et de la confidentialité

Qualités relationnelles (agents/élus)