Au sein du service administratif et financier mutualisé du pôle Services de Proximité, vous assurez le suivi administratif, la gestion comptable et financière sur et hors marchés publics.  Vous apportez une assistance aux missions de secrétariat ponctuelles en lien avec le service maintenance.

Gestion budgétaire :

• Assurer la préparation budgétaire et saisie SEDIT Finance,
• Suivre l’exécution budgétaires dépenses et recettes,
• S’assurer de la disponibilité des crédits affectés,
• Editer les bilans financiers par marché ou typologie d’achats/ états budgétaires

Exécution administrative et financière hors et sur marchés :

• Créer la fiche marché dans le logiciel financier : saisie, suivi et mise à jour des informations,
• Etablir, éditer, notifier les engagements CP/AP pour la MSTE, DAMSI et DEPI et autres directions,
• Etablir, éditer, notifier les engagements typés bons de commande,
• Réceptionner et contrôler les factures : vérification matérielle
• Liquider les factures, appliquer les modalités de révision, les pénalités de retard ou intérêts moratoires,
• Emission des titres de recettes le cas échéant
• Etablir les opérations de clôture de marchés : établissement du décompte général et définitif
• Suivre les consommations des codes familles /marchés, l’exécution des montants financiers et les disponibilités des crédits affectés au marché.
• Assurer le suivi administratif des actes d’exécution : actes de sous-traitance (vérification des pièces administratives, rédaction et suivi des refus d’agrément, suivi des sous-traitants par marché), éventuels avenants, avances, retenues de garanties, cessions ou nantissement de créance.
• Aide à la tenue et au suivi d'un tableau de bord comptable ; traitement informatique des dossiers ; accueil et gestion des relations avec les fournisseurs et les agents des services.

Passation et suivi administratif des marchés inférieurs à 90 000 €HT :

• Assurer le suivi des procédures en l’absence de la chargée de passation des marchés
• Rapports d’activité et de suivi des consommations
• Suivi de la gestion documentaire technique (DOE)
• Réception et intégration des demandes d’intervention dans l’outil informatique métier (hotline)
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Suivi des projets et activités du service
• Réception des appels téléphoniques
• Réception, traitement et diffusion d'informations
• Tri, classement et archivage de documents

Activités secondaires :

• Assurer la continuité du service administratif et financier mutualisé, lors des absences des autres agents et pics d’activité, au besoin apporter également son aide aux autres directions du pôle SP.

• Connaissance du fonctionnement des collectivités
• Procédures et règles comptables et administratives financières
• Réglementation des marchés publics
• Qualités rédactionnelles
• Maitrise des outils bureautique
• Techniques de classement et d'archivage
• Travail en équipe, autonomie, rigueur, disponibilité