Au sein de la Direction Générale des Services, la Mission Europe et Coopérations Territoriales (MECT) est chargée, entre autres, de la recherche de subventions pour les projets portés par l’Établissement, de la relation financière aux communes et de leur accompagnement, des coopérations et partenariats territoriaux et internationaux ainsi que de l’élaboration de l’Acte II du Projet de Territoire.  

 Le gestionnaire financier et administratif en charge des recettes de subventions suit et gère sur le plan comptable l’ensemble du cycle de vie des subventions notifiées en lien avec la chargée de mission « Optimisation des ressources extérieures et ingénierie de projets ».

Placé(e) sous l'autorité de la Responsable de la MECT et en lien direct avec la chargée de mission « Optimisation des ressources extérieures et ingénierie de projets » vous serez en charge de la constitution des dossiers de demande de subventions, du suivi et de l’exécution comptable des subventions gérées par la MECT.

 Vous assurerez également le secrétariat de la responsable de Mission et serez amené(e) à assurer un soutien auprès de l’Assistante de la Directrice Générale des Services et du Directeur Général Adjoint du Pôle Ressources.

- Assurer une veille sur les dispositifs de financements et les appels à projet (Département, Région, État, Europe) et tenir un tableau de bord pour le suivi

- Participer à la constitution des dossiers de demande de subventions et assurer un suivi conformément aux calendriers et aux objectifs fixés.

- Faciliter le suivi en interne en renseignant le tableau de suivi des subventions

- Accompagner la mutation du tableau de bord (Excel) vers le futur logiciel de suivi des subventions.

- Synthétiser les justificatifs de paiement en lien avec les directions (marchés, factures, documents techniques d’achèvement d’opération etc.) pour assurer la complétude des dossiers  

- Assurer le lien avec les partenaires institutionnels (État, Région, Département) et relancer les financeurs pour garantir le recouvrement effectif des fonds.

- Emettre des demandes de versement à chaque cofinanceur et assurer le suivi des signatures

- Suivre les paiements et relances des cofinanceurs

- Suivre les encaissements avec la Trésorerie municipale (P503) la Direction des Finances et Prospectives et les Directions Opérationnelles

- Gérer la préparation et l’organisation des réunions du réseau « Aides et Subventions Publiques » en lien avec la responsable de la mission

-Assurer un suivi des enveloppes du dispositif financier régional Bien-Vivre

 Assurer le secrétariat de la mission :

- Accueillir téléphoniquement
- Gestion de l’agenda (planification des réunions)
- Mettre en forme et suivre les courriers, notes et tenir un tableau de bord.
- Diffuser et suivre le courrier
- Classer et archiver les dossiers
- Assurer la logistique pour les réunions et déplacements (salles – supports et préparation des dossiers)

- Réaliser la refonte du classement numérique de la MECT

- Organiser la tenue des réunions internes de la Mission

 Assurer un soutien ponctuel auprès de l’Assistante de la Directrice Générale des Services et du Directeur Général Adjoint du Pôle Ressources

 -Diffuser et suivre le courrier

- Gérer le circuit des parapheurs et renseigner le tableau de suivi (notes) et suivi du parapheur électronique

- Préparer les dossiers pour les réunions

- Gérer les déplacements (administratif et comptable)

Bonne connaissance du fonctionnement de l’Etablissement, des circuits et procédures administratives, des institutions et des finances publiques locales

Connaissance des fonds européens

Connaissance certaine des écritures comptables, de la lecture du budget et des plans de financements.

Maîtrise des logiciels bureautiques et comptables (SEDIT)

Qualités rédactionnelles

Qualités relationnelles et facilités de communication (travail en réseau et en transversalité)

Rigueur et capacité à savoir rendre compte.