Au sein du service administratif et financier du pôle Services de Proximité, vous assurez le suivi administratif ainsi que la gestion budgétaire et comptable hors /sur marchés et en l’absence de l’assistante de direction mutualisée, les missions de secrétariat de direction.

Gestion budgétaire :

• Vous assurez la préparation budgétaire et saisie SEDIT-gf,
• Vous suivez l’exécution budgétaire dépenses et recettes,
• Vous vous assurez de la disponibilité des crédits affectés,
• Vous éditez les bilans financiers par marché ou typologie d’achats/ états budgétaires.

Exécution administrative et financière hors et sur marchés :

• Vous créez la fiche marché dans le logiciel financier : saisie, suivi et mise à jour des informations,
• Vous établissez, éditez et notifiez les engagements CP/AP pour le service administratif et financier mutualisé DAMSI-DIEP-MSTE, ainsi que les engagements typés bons de commande,
• Vous réceptionnez et contrôlez les factures : vérification matérielle
• Vous liquidez les factures, appliquez les modalités de révision, les pénalités de retard ou intérêts moratoires,
• Vous émettez les titres de recettes le cas échéant
• Vous établissez les opérations de clôture de marchés : établissement du décompte général et définitif
• Vous suivez les consommations des codes familles /marchés, l’exécution des montants financiers et les disponibilités des crédits affectés au marché.
• Vous assurez le suivi administratif des actes d’exécution : actes de sous-traitance (vérification des pièces administratives, rédaction et suivi des refus d’agrément, suivi des sous-traitants par marché), éventuels avenants, avances, retenues de garanties, cessions ou nantissement de créance.

Activités spécifiques :

• En lien avec l’assistante de direction mutualisée (DGA, DAMSI, DIEP, MSTE), vous serez amené à assurer son remplacement en cas d’absence de celle-ci. Le planning des absences sera coordonné entre les deux agents.
• Vous assurez ainsi les missions courantes telles que : l’accueil physique et téléphonique, la coordination des agendas, la gestion du courrier et des parapheurs, le suivi et l’organisation des déplacements, ou toute autre mission de l’assistante de direction nécessaire à la continuité de service. 
• Vous assurez également la continuité du fonctionnement du service administratif et financier mutualisé, lors des absences des autres secrétaires comptables (congés,..) et pics d’activité ; au besoin apporter également son aide aux autres directions du pôle SP.

• Procédures et règles comptables et administratives financières
• Réglementation des marchés publics
• Techniques de secrétariat
• Logiciels de bureautique
• Techniques de classement et d'archivage
• Vocabulaire professionnel utilisé en cabinet d’architecture
• Autonomie et force de proposition
• Qualités relationnelles et esprit d’équipe
• Aisance rédactionnelle
• Rigueur, sens de l’organisation