MISSIONS PRINCIPALES

Sous l’autorité de la chargée des événements et des relations publiques, l’agent assure :

· La préparation logistique et technique des réunions, événements, manifestations, cérémonies et opérations de communication de la collectivité, à la Maison de l’Agglomération et sur le territoire

· La mise en œuvre et le suivi des moyens matériels nécessaires

· L’inventaire des stocks, des équipements techniques et promotionnels

· L’accueil des participants lors des événements

· La distribution de documents et de matériel de communication et de promotion sur le territoire

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organisation logistique et technique des événements

Préparation, montage, démontage, transport, installation et rangement du matériel événementiel : mobilier, éléments scénographiques simples, signalétique, matériel audiovisuel de base, éclairage, stands, matériel de réception, de décors, de sécurité, de promotion, etc.
Suivi technique lors des événements (surveillance matériel, mise en route de la sonorisation et de son bon fonctionnement, appui logistique).

Support aux relations publiques

Accueil des participants lors des événements
Réception, stockage et distribution des objets promotionnels, imprimés, documents
Gestion des réceptions simples (accueils et pause-café, rafraichissements, etc.) : mise en place, service, retrait et nettoyage
Suivi du stock des denrées périssables et boissons
Réaliser l’inventaire des objets promotionnels

Gestion des équipements et des réserves

Participer à l’entretien du matériel événementiel, mobilier
Référencement, rangement, inventaire et entretien des équipements dans les différents lieux de stockage à la Maison de l’Agglomération et dans les lieux de stockage annexes

Appui transversal au service

Prise en charge certaines missions en cas d’absence ou de surcroît de travail : consultation de fournisseurs, relances téléphoniques…

COMPÉTENCES REQUISES

Savoir-faire techniques

Organiser et installer une logistique événementielle en autonomie (matériels nécessaires à l'organisation d’un événement de relations publiques)

Manipuler du matériel technique de base (sonorisation simple, éclairage, mobilier, chapiteaux…)

Lire un plan d’implantation, appliquer des normes de sécurité ERP

Utiliser des outils numériques de base (tableur, traitement de texte)

Gérer les flux de marchandises : réception, inventaire, rangement, distribution

Savoirs

Notions réglementaires sur les ERP et les manifestations publiques, règles à respecter pour prévenir les risques liés à la manutention, législation du travail

Bases techniques (physique, électricité, son, éclairage, résistance des matériaux)

Règles d'hygiène et de sécurité (chaîne du froid, manipulation des denrées, service)

Notions d’accueil du public

Connaissance du territoire et des partenaires de la collectivité appréciée

Savoir-être

Rigueur, ponctualité, sens de l’organisation

Excellent relationnel

Discrétion, sens du service public,

Polyvalence et capacité d’adaptation

Réactivité et autonomie dans les actions

Esprit d’équipe, coopération interservices