Assurer les missions d’assistant DGA ainsi que les missions d’assistance en termes de secrétariat pour le compte de la mission SIGT, la mission Plan Climat Risques Résilience.

Contribuer à l’organisation et aux activités des directions et missions du pôle Transition Responsable du Territoire.

Relais d’informations auprès des directions.

Assurer un rôle de coordination entre les directions et missions du pôle particulièrement en termes de lien de proximité des secrétariats du pôle.

Assurer un travail très collaboratif avec les assistantes et instances DG Agglomération/Ville de Lorient, particulièrement en regard de la spécificité « double exécutif  et instances » dans le cadre de la convention avec la Ville de Lorient.

Missions secrétariat :

- Organisation de la vie professionnelle du DGA

Renseigner l’agenda et prises de RDV en regard des priorités.
Rappeler et organiser les informations importantes et transmettre les messages.

Organiser les déplacements.

- Accueil et renseignements

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.

Recueillir et transmettre les messages.

Orienter vers les interlocuteurs compétents.

- Contribution à l’organisation et aux activités du pôle

Organiser les réunions pour le compte de la DGA : réserver le lieu/et/ou matériel, convoquer, inviter les participants, tenir la liste des présents…

Centraliser et préparer les dossiers pour les instances consultatives ou décisionnelles pour le compte de LA ou de la ville de Lorient (délibérations, notes de synthèse, arrêtés...)

Relecture de documents administratifs avant signature du responsable et élus.

Assurer et veiller au respect des circuits des parapheurs et des signatures.

Renseigner les tableaux de suivi des activités du pôle en lien avec les directions et missions.

Communiquer les informations au sein du pôle et centraliser les documents.

Assurer l’archivage informatique.

Recenser et communiquer au service référent les besoins en fourniture.

Préparer, accompagner et ce en lien avec les directions et missions l’arrivée d’un nouvel agent ou stagiaire en lien avec DSI, DRHS, DIPPSI.

Centralisation de cartes de transport pour l’Ile de Groix

Centralisation de badges de parkings Place d’Armes

- Réaliser et mise en forme des travaux de bureautique :

Saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers (courriers, notes, tableaux, compte-rendu, relevés de décisions, ..)

Rédiger des documents administratifs (courriers, notes, comptes-rendus, relevés de décision…)

- Réferent RH

Etre le relai et l’interlocuteur privilégié de la DRHS.

Centraliser les données RH du pôle.

Préparer l’arrivée d’un nouvel agent ou stagiaire en lien avec la DNTI, DRH, DIPPSI (badge MA, distributeur, imprimante, etc…)

Etre le référent du logicel TEMPO (de badgeage) : répondre au premier niveau aux agents et aux managers dans l’utilisation et gestion des anomalies.

 Gestion des courriers

Recevoir, enregistrer les courriers papier et/ou électronique et orienter les courriers au sein des directions/missions.

Veiller au bon suivi des courriers sur le logiciel métier.

Contribuer aux réponses.

- Coordination globale des secrétariats du Pôle, liens interpôles et Direction générale

 Coordination des secrétariats de direction du Pôle.

Suivi des rapports aux conseils, bureaux, commissions avec les Instances communautaires Municipales de la Ville de Lorient (préparation des rétroplannings pour les diverses réunions de conseils, conférence des maires, bureaux)

Gestion et traitement des courriers arrivés et réattribution sur les logiciels spécifiques AIRS (Ville) et POST-OFFICE (Agglo).

Relai d’informations entre la DGA et les directions.

Connaissance du fonctionnement d’un secrétariat de direction et du fonctionnement des collectivités territoriales.

Maitrise des outils informatiques et bureautiques.

Maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles.

Contribution au réseau des assistantes de direction.

Qualités relationnelles

Rigueur, sens de l’organisation et autonomie tout en sachant rendre compte.

Capacités d’adaptation, de gestion des priorités et d’anticipation.

Sens de la discrétion et de la confidentialité avéré.

Esprit d’initiative et réactivité.

Capacité au travail en équipe et en transversalité.

Polyvalence.