Au sein du service administratif et financier du pôle Services de Proximité, vous assurez le suivi administratif ainsi que la gestion budgétaire et comptable hors /sur marchés et en l’absence de l’assistante de direction mutualisée, les missions de secrétariat de direction.

Gestion budgétaire :

Vous assurez la préparation budgétaire et saisie SEDIT-gf,
Vous suivez l’exécution budgétaire dépenses et recettes,
Vous vous assurez de la disponibilité des crédits affectés,
Vous éditez les bilans financiers par marché ou typologie d’achats/ états budgétaires.

Exécution administrative et financière hors et sur marchés :

Vous créez la fiche marché dans le logiciel financier : saisie, suivi et mise à jour des informations,
Vous établissez, éditez et notifiez les engagements CP/AP pour le service administratif et financier mutualisé DAMSI-DIEP-MSTE, ainsi que les engagements typés bons de commande,
Vous réceptionnez et contrôlez les factures : vérification matérielle
Vous liquidez les factures, appliquez les modalités de révision, les pénalités de retard ou intérêts moratoires,
Vous émettez les titres de recettes le cas échéant
Vous établissez les opérations de clôture de marchés : établissement du décompte général et définitif
Vous suivez les consommations des codes familles /marchés, l’exécution des montants financiers et les disponibilités des crédits affectés au marché.
Vous assurez le suivi administratif des actes d’exécution : actes de sous-traitance (vérification des pièces administratives, rédaction et suivi des refus d’agrément, suivi des sous-traitants par marché), éventuels avenants, avances, retenues de garanties, cessions ou nantissement de créance.

Activités spécifiques :

En lien avec l’assistante de direction mutualisée (DGA, DAMSI, DIEP, MSTE), vous serez amené à assurer son remplacement en cas d’absence de celle-ci. Le planning des absences sera coordonné entre les deux agents.
Vous assurez ainsi les missions courantes telles que : l’accueil physique et téléphonique, la coordination des agendas, la gestion du courrier et des parapheurs, le suivi et l’organisation des déplacements, ou toute autre mission de l’assistante de direction nécessaire à la continuité de service.
Vous assurez également la continuité du fonctionnement du service administratif et financier mutualisé, lors des absences des autres secrétaires comptables (congés,..) et pics d’activité ; au besoin apporter également son aide aux autres directions du pôle SP.

Procédures et règles comptables et administratives financières
Réglementation des marchés publics
Techniques de secrétariat
Logiciels de bureautique
Techniques de classement et d'archivage
Vocabulaire professionnel utilisé en cabinet d’architecture
Autonomie et force de proposition
Qualités relationnelles et esprit d’équipe
Aisance rédactionnelle
Rigueur, sens de l’organisation